Kaizen adalah salah satu filosofi kerja yang berasal dari bahasa Jepang, KAI artinya perbaikan, dan ZEN artinya lebih baik. Ini bisa diartikan sebagai perbaikan terus menerus. Dalam hal ini, kaizen adalah perbaikan yang berfokus pada pengembangan dan peningkatan berkelanjutan.
Sistem kaizen akan mengoreksi kesalahan atau pelanggaran. Dalam hal ini Perusahaan menganalisis masalah apa saja yang menyebabkan terjadinya pelanggaran tersebut. Atau menganalisis masalah yang terkait dengan praktik yang tidak memadai.
Kemudian, perusahaan dan timnya akan terus merumuskan apa yang harus dilakukan dan kebijakan apa yang perlu diambil. Semua karyawan harus mematuhi peraturan secara konsisten. Hasilnya kemudian akan dievaluasi. Kemudian cari cara yang lebih baik, dan seterusnya. Sehingga, proses kaizen akan terus dilakukan secara kontinyu.
Dalam penerapannya di perusahaan, Kaizen melibatkan seluruh karyawan tanpa terkecuali, dari manajemen level rendah hingga manajemen level tinggi. Mereka harus selalu berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas produk atau layanannya.
Jika kaizen diterapkan di dalam perusahaan, ada empat hal yang perlu dilakukan perusahaan, yaitu:
1. Standarisasi Metode Kerja Atau Teknik Kerja
Perusahaan perlu membakukan metode atau teknik kerja agar karyawan memiliki pedoman dalam menjalankan tugasnya.
Melalui standardisasi teknis, perusahaan dapat lebih mudah memprediksi waktu pengerjaan. Selain itu, misalnya jika shift kerja berubah, metode kerja yang sama dapat digunakan untuk memberikan item pekerjaan kepada pekerja lain.
2. Cycle Time atau Standarisasi Waktu Siklus
Standarisasi waktu siklus ini merupakan penentuan waktu yang dibutuhkan untuk pembuatan suatu produk.
Waktu siklus kerja harus kurang dari atau sama dengan waktu siklus agar kecepatan produksi dapat memenuhi kebutuhan pelanggan. Jika waktu siklus lebih besar dari waktu siklus yang ditentukan, beban kerja harus didistribusikan kembali agar lebih merata (Heijunka).
3. Standarisasi Alur Kerja atau Alur Kerja
Selain melakukan standarisasi waktu siklus, perusahaan juga perlu melakukan standarisasi urutan kerja yang digunakan untuk menjaga waktu siklus itu sendiri.
4. Standarisasi Produk dalam Proses
Tahap proses produksi terkadang membutuhkan jumlah yang paling sedikit untuk melanjutkan ke proses selanjutnya. Misalnya, produksi bahan baku membutuhkan waktu pendinginan atau pemanasan yang lama, sehingga komponen atau unit tersebut perlu disimpan dalam jumlah besar untuk melanjutkan proses selanjutnya.
Oleh karena itu, perlu ditetapkan standarisasi kuantitas pekerjaan dalam prosesnya agar tidak terjadi pemborosan.
Perlu diingat bahwa strategi kaizen ini merupakan penyempurnaan yang berkesinambungan, sehingga keempat standarisasi tersebut di atas akan terus dievaluasi, dan dimungkinkan untuk meningkatkan standarisasi.
Pada tahun 2022, Kaizenindo Consulting dipercaya RS. Awal Bros Group untuk mendampingi Penerapan Kaizen di RS. Awal Bros Sudirman Pekan Baru, RS. Awal Bros Ujung Batu, RS. Awal Bros Panam, RS. Awal Bros A. Yani, dan RS. Awal Bros Batu Batam.
Dalam program ini, setelah peserta diberikan pembekalan berupa pelatihan Penerapan Kaizen di Rumah Sakit, dilanjutkan dengan program coaching dan mentoring penerapan Kaizen dalam setiap bulannya.