Total Management System atau disingkat dengan TQM adalah suatu sistem manajemen kualitas yang berfokus pada Pelanggan (Customer focused) dengan melibatkan semua level karyawan dalam melakukan peningkatan atau perbaikan yang berkesinambungan (secara terus-menerus).
Total Quality Management atau TQM menggunakan strategi, data dan komunikasi yang efektif untuk meng-integrasikan kedisplinan kualitas ke dalam budaya dan kegiatan-kegiatan perusahaan. Singkatnya, Total Quality Management (TQM) adalah pendekatan manajemen untuk mencapai keberhasilan jangka panjang melalui Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction).
Pelaksanaan Total Quality Management yang baik akan diperoleh jika seluruh karyawan perusahaan turut aktif melakukan peningkatan proses pembuatan produk, layanan, serta budaya pada perusahaan tersebut. Tujuannya untuk menciptakan kualitas terbaik terhadap layanan atau produk agar kepuasan pelanggan bisa dicapai.
Beberapa contoh total quality management yang bisa dijumpai yaitu penerapan manajemen operasional yang komprehensif untuk meningkatkan kualitas produk. Contoh total quality management lainnya yaitu pembinaan SDM yang menyeluruh untuk menghasilkan layanan terbaik kepada customer.
Tujuan Total Quality Management
Umumnya, perusahaan menerapkan TQM pada bisnis mereka karena memiliki beberapa goals atau tujuan yang perlu dicapai. Beberapa tujuan perusahaan dengan menggunakan TQM adalah sebagai berikut.
- Memberikan produk atau layanan yang berkualitas sesuai dengan selera konsumen.
- Membangun loyalitas pelanggan terhadap brand atau layanan perusahaan.
- Menciptakan suasana kerja yang nyaman, tapi tetap produktif karena terdapat kejelasan pembagian tugas, SOP, dan target.
- Meningkatkan kualitas dan sales
Manfaat Total Quality Management
Selain mempunyai tujuan, TQM juga mempunyai manfaat jangka panjang pada perusahaan dan berhubungan dengan tingkat kepuasan pelanggan. Yuk, tengok beberapa manfaat lain yang bisa didapatkan perusahaan ketika mengimplementasikan TQM.
1. Penghematan Biaya
Saat mengimplementasikan TQM, perusahaan dapat menghemat biaya, khususnya pada bidang scrap, rework, layanan lapangan, dan pengurangan biaya garansi. TQM akan memungkinkan perusahaan dalam meningkatkan keuntungan karena pengurangan biaya ini akan berimbas pada laba bottom-line tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan.
2. Kepuasan Pelanggan
Dengan mengimplementasikan sistem manajemen ini, seharusnya hanya akan ada sedikit keluhan pelanggan. Jika perusahaan mempunyai produk ataupun layanan yang lebih baik daripada kompetitor dan dapat berinteraksi dengan pelanggan tentunya akan dapat meminimalisasi kesalahan.
Selain itu, tingkat kepuasan pelanggan yang tinggi juga akan meningkatkan pangsa pasar, karena pelanggan yang loyal dapat mendatangkan pelanggan baru bagi perusahaan. Cara ini biasanya disebut words of mouth (WOM). Tingkat penjualan melalui WOM ini jauh lebih memuaskan dan lebih efektif daripada teknik penjualan lainnya.
3. Mengurangi Cacat Produk atau Layanan
Sistem Total Quality Management (TQM) lebih fokus dalam meningkatkan kualitas produk atau layanan dalam suatu proses daripada memeriksa kualitas menjadi sebuah proses. Cara ini tentu saja akan mengurangi waktu untuk memperbaiki kesalahan.
4. Peningkatan Moral Karyawan
Keberhasilan dari mengimplementasikan Total Quality Management (TQM) akan terus dirasakan dan terbukti mampu mengarah pada peningkatan atas moral karyawan perusahaan.
5. Membuat Perusahaan Menjadi Lebih Kuat untuk Menghadapi Kompetisi
TQM sangat membantu perusahaan dalam memahami tingkat persaingan bisnis dan mengembangkan strategi yang efektif ketika menghadapi suatu kompetisi di pasar. Kelangsungan hidup perusahaan adalah aspek yang sangat penting diperhatikan di tengah kompetisi pasar yang ketat. Bisa dikatakan bahwa TQM dapat membantu perusahaan dalam memahami pelanggan dan pasar
6. Mengembangkan Sistem Komunikasi Memadai
Adanya sistem komunikasi yang salah dan tidak memadai serta prosedur yang kurang baik merupakan masalah pengembangan perusahaan. Masalah komunikasi akan melahirkan kesalah pahaman, rendahnya produktivitas, buruknya kualitas, duplikasi performa, serta rendahnya semangat kerja.
Total Quality Management (TQM) akan mengikat karyawan suatu perusahaan dari berbagai divisi dan tingkatan manajemen untuk melahirkan komunikasi yang baik.
7. Proses yang Selalu Ditinjau
TQM akan membantu menjangkau setiap proses yang dibutuhkan perusahaan dalam mengembangkan strategi perbaikan tanpa henti. Usaha dalam meningkatkan kualitas ini harus dilakukan secara berkelanjutan untuk memenuhi seluruh tantangan yang sifatnya dinamis.
Pada tahun 2022, Kaizenindo Consulting dipercaya untuk mendapingi penerapan program Total Quality Management di PT. Bogowonto Primalaras. Program ini dilakukan dengan pendekatan training, coaching dan mentoring kepada semua pimpinan unit kerja secara langsung.