Implementasi 5S dalam perkantoran mengacu pada pendekatan sistematis untuk mengatur dan memelihara lingkungan kerja yang bersih, efisien, dan aman. Metodologi 5S terdiri dari lima langkah: Sort (menyingkirkan item barang yang tidak perlu), Set in Order (mengatur alat dan material kerja secara terorganisir), Shine (membersihkan dan memelihara ruang kerja), Standardize (membangun praktik Sort – Set in Order – Shine yang konsisten), dan Sustain (secara teratur meninjau dan meningkatkan sistem penerapan 5S).
Dengan menerapkan 5S di kantor, dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi kekacauan, meningkatkan semangat kerja karyawan, dan mempromosikan citra profesional.
1.Short – Seiri:
Mulailah dengan mengevaluasi semua item di kantor, mengidentifikasi materi yang tidak perlu atau tidak perlu, dan menyingkirkan (mengeluarkan) barang todak perlu dari tempat kerja. Ini mungkin termasuk dokumen usang, peralatan rusak, atau persediaan berlebihan.
2.Set in Order – Seiton:
Atur item barang, peraatan atau dokumen yang diperlukan dengan cara yang logis dan mudah diakses. Tetapkan lokasi penyimpanan spesifik untuk item yang sering digunakan, dan pastikan area penyimpanan diberi label dengan jelas. Atur tempat kerja untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi gerakan yang tidak perlu.
3.Shine – Seiso:
Bersihkan dan pelihara ruang kerja secara teratur. Ini termasuk membersihkan seluruh area kerja, menyeka peralatan, dan menyedot debu lantai. Dorong karyawan untuk menjaga tempat kerjanya agar tetap rapi dan berkontribusi pada kebersihan kantor secara keseluruhan.
4.Standardization – Seiketsu:
Menetapkan praktik penerapan 3S yang konsisten untuk menjaga ruang kerja yang teratur dan bersih. Mengembangkan pedoman untuk penyimpanan, pembuangan, dan penanganan bahan yang tepat. Lakukan sesi pelatihan untuk mendidik karyawan tentang metodologi 5S dan manfaatnya.
5.Sustain – Shitsuke:
Secara teratur meninjau implementasi 5S dan melakukan perbaikan sesuai kebutuhan. Tetapkan penanggung jawab untuk memelihara ruang kerja yang terorganisir dan jadwalkan audit berkala untuk memastikan kepatuhan terhadap standar yang ditetapkan. Rayakan keberhasilan dan terus promosikan pentingnya lingkungan kantor yang terpelihara dengan baik.
Pada 2023, PT. Kaizen Global Solusi (Kaizenindo Consulting) memberikan pelatihan Penarapan 5S/5R di Monster Group. Pelatihan ini berjalan dengan lancar dan sukses. (*) (Tim Kaizenindo Consulting)